Yönetmeliğe göre yönetim kurulu üyelerinin; kooperatifin ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, gayrimenkul durumlarını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini KOOPBİS’in kurulmasını müteakip bir yıl içinde KOOPBİS’e aktarmaları gerekiyor.

Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren liste olarak yalnızca  KOOPBİS’ten üretilecek ortaklar listesi kullanılabilecek. Ortaklar listesinde; ortağın adı ve soyadını, TCKN’sinin son dört hanesini, ortaklık numarasını, gerçek/tüzel kişilik tipini ve vekilini/temsilcisini, pay adetlerini, adresleri ile asaleten ve vekaleten imza yerlerini gösteren alanlar bulunacak. Bu listede kayıtlı olmayan kişiler genel kurul toplantısına katılamayacak.

Yönetmeliğe göre kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her birinin KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkisi bulunuyor. 

KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumlulukları arasında 

Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce, genel kurul toplantılarının birleştirilmesi nedeniyle genel kurul toplantısı yapılmayan yıllarda hesap dönemi sonundan itibaren altı ay içinde, dış denetçilerin raporlarını ise tesliminden itibaren beş gün içinde KOOPBİS’e işlemek,

Genel kurul toplantılarına ilişkin kaydın açılmasını takip eden on beş iş günü içerisinde toplantıya ilişkin tutanak ve imzalı hazirun listesini KOOPBİS’e yüklemek,

Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif kartında meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,

bulunuyor.